Comment organiser un événement culturel

1.Le but du projet.

Définissez clairement les buts et les objectifs à atteindre en organisant un événement (festival, concert, exposition, etc…). Posez-vous cette question «  pourquoi je dois organiser cet événement ? »

2. Constituer une équipe.

Fédérer autour de vous des compétences qui vous aideront à organiser votre événement. Formez des équipes et attribuez à chacune des tâches spécifiques (administration, programmation artistique, communication, etc.)

3. Planifier le projet.

Avec vos différentes équipes, mettez ensemble une feuille de route, planifier un calendrier, choisissez les dates pour vos événements, donnez à chaque équipe un timing pour réaliser les tâches.

4. Trouvez des financements.

Après avoir défini clairement les budgets qui seront alloués à l’événement, l’autre étape sera de trouver des financements. Préparez votre dossier et trouvez des partenaires potentiels, définissez les apports de chaque partenaire dans votre événement.

5. Les formalités administratives.

Avant l’événement, contactez les autorités compétentes de votre ville, commune ou quartier. Remplissez les formalités administratives (les autorisations), payez les taxes dues à l’organisation d’un festival, d’un concert, ou autre spectacle.

6. La programmation des artistes.

La programmation artistique est l’un des socles de votre événement.  Vous devez identifier des artistes qui presteront dans votre spectacle. Faites un appel à projet, demandez aux artistes d’y participer, faite une sélection ou un casting. Pensez aux cachets de ces artistes et à la problématique des droits d’auteurs avant d’inviter un artiste (posez la question à un spécialiste qui peut vous orienter).

7. Communiquez sur votre événement.

Un festival, un concert sans communication ? Soyez sur que vous aurez assez des participants .Avec votre équipe, établissez un plan de communication,  organiser une conférence de presse, faites des spots à la télévision ou à la radio, de l’affichage dans votre ville, distribuez des flyers, créez un site Internet de l’événement, passez par les réseaux sociaux pour faire du «  buzz », établissez des partenariats avec les médias en terme d’échanges de service.

8. Le jour de l’événement.

Accueillir le public, prendre soin vos invités, assurez-vous de la sécurité des personnes présentes sur le site (il est important de faire appel à un service de sécurité ou de la police de proximité). Respectez vos engagements en termes de temps et de la programmation artistique (par respect pour le public).

9. Après l’événement.

Rassembler toute la logistique, constatez s’il y a des dégâts sur le site de l’événement, établissez des responsabilités et cherchez à régler avec le propriétaire du site.

10. Faites un bilan.

Convoquez une réunion avec les équipes qui doivent chacune établir un rapport, voyez si vous avez atteint vos objectifs, remercier les artistes, les autorités compétentes, et le public et programmez le prochain événement.